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Grundkonfiguration

Vorlagen

Hier können alle Angebotsvorlagen verwaltet und aktiviert bzw. deaktiviert werden. Ein Klick auf das jeweils vorangestellte Icon öffnet den Angebotseditor zum Editieren der Vorlage.

Vorlagen können genauso bearbeitet wie Angebote, wobei als Administrator unter dem Reiter “Admin” im Angebotseditor zusätzliche Werkzeuge und Funktionen zur Verfügung stehen. Mit dem Import bzw. Export können Angebotsvorlagen schnell und komfortabel zwischen Salesforce-Umgebungen migriert oder auch gesichert werden.

Sollen Angebote in mehreren Sprachen erstellt werden, müssen die entsprechenden Vorlagen jeweils zusätzlich angelegt werden. Das benutzerdefinierte Feld “Sprache” aus der Erweiterung für Mehrsprachigkeit hat keinen Einfluss auf die Darstellung bzw. Selektion der Angebotsvorlagen.

Layout

Der Menüpunkt "Layout" umfasst drei Funktionsbereiche:

  • Briefpapier
  • Adressbereich
  • Mandanten

Briefpapier

Hier lässt sich die Grafik für das Briefpapier des Deckblatts sowie der Folgeseiten hinterlegen. Ganzseitige Hintergründe sollten bei einer Auflösung von 72 dpi mindestens ein Format von 794x1123 Pixel besitzen. Wir empfehlen jedoch eine DIN-A4-Vorlage mit einer Auflösung von mindestens 150 - oder besser - maximal 300 dpi, um eine qualitativ ansprechende Darstellung zu gewährleisten.

Für Hintergründe mit wenigen unterschiedlichen Farben ist das PNG-Format geeignet. Alternativ können die Grafiken auch im JPG-Format ausgegeben werden. Hier sollte, gerade bei enthaltenen Schriften, die Qualitätseinstellung für die Kompression der Ausgabe nicht unter 70% liegen.

Neben der Verwaltung der Briefpapier-Grafiken stehen zwei selbsterklärende Optionen zur Auswahl:
  • Briefpapier in PDFs für E-Mails und Anhänge anzeigen
  • Briefpapier in PDFs für Druckausgabe anzeigen

Adressbereich

Oberhalb der Empfängeradresse lässt sich eine Absenderzeile einblenden, welche üblicherweise beim Versand mit Fensterumschlägen zum Einsatz kommt. Firmenname, Strasse, Postleitzahl und Ort werden aus den Stammdaten bezogen.

Ob und in welchem Fall die Absenderadresse eingeblendet wird, lässt sich über folgende Einstellungen definieren:

  • Immer zeigen, unabhängig von der Briefpapier-Einstellung: Diese Option zeigt die Absenderzeile grundsätzlich im PDF-Dokument, unabhängig von anderen Einstellungen.
  • Briefpapier-Einstellung berücksichtigen: Die Absenderzeile wird im PDF gezeigt, wenn das erzeugte PDF für den Versand per E-Mail verwendet wird. Diese Option wird genutzt, wenn für den tatsächlichen Ausdruck vorgedrucktes Briefpapier, welches bereits eine Absenderzeile enthält, verwendet wird.
  • Nicht zeigen: Mit dieser Option wird die Absenderzeile grundsätzlich ausgeblendet.
Werden die Einstellungen über die gleichnamige Schaltfläche gespeichert, sind diese sofort wirksam. Wir empfehlen, die Option “Briefpapier-Einstellung berücksichtigen” zu wählen.

Mandanten

appero quote ist mandantenfähig. Dies bedeutet, dass mehrere Gesellschaften mit unterschiedlicher Geschäftsadresse und individuellem Briefpapier in der gleichen Salesforce-Umgebung den Angebotseditor nutzen können. Pro Mandant kann das Briefpapier für das Deckblatt und die Folgeseiten hinterlegt werden. Darüber hinaus steht ein Editor zur Bearbeitung des sog. CSS-Stylesheets zur Verfügung. Hierüber können alle Formatierungen des Angebots - darunter Farben, Größen und Abstände - beeinflusst werden.

Signaturen

Unter "Signaturen" können die Unterschriften aller Salesforce-Benutzer hinterlegt werden. Die Salesforce-Benutzer werden im Menü dynamisch ausgelesen und müssen nicht nochmals manuell angelegt werden. Die Größe der Grafiken wird automatisch angepasst, wenn dies entsprechend im CSS-Stylesheet des Mandanten hinterlegt ist.

Einstellungen

Die Einstellungen sind das Herzstück des Setups von appero quote. Hier können zahlreiche spezifische Einstellungen getroffen werden, welche den Funktionsumfang beeinflussen. Nachdem die Einstellungen hier nur in Form einer Liste ausgegeben werden, empfiehlt es sich, diese direkt über den Angebotseditor zu verwalten (siehe Reiter “Admin” / Icon “Einstellungen”).

Bausteine

Mit Hilfe von Bausteinen (Bricks) lassen sich beispielsweise Inhalte, die nicht in der Angebotsvorlage fixiert werden können, flexibel abbilden und kombinieren (z.B. Angebotskonditionen oder Mitarbeiterportraits). Sie dienen dazu, wiederkehrende Angebotsstrukturen oder Inhalte schnell, mühelos und ohne Fehler im Angebot abzubilden.

Die Funktionsweise wird unter “6.2 Bausteine (Bricks)” beschrieben.