Schnell, einfach und rechtssicher sollte es gehen, wenn Verträge mit e-Signaturen unterschrieben werden. Wir stellen fünf Lösungen vor, mit denen Sie Verträge und Dokumente jederzeit intuitiv und rechtssicher unterzeichnen können. Alle e-Signatur-Lösungen lassen sich in Salesforce nutzen, ohne dass Sie in eine andere Anwendung wechseln müssen. So können Sie Ihre Angebotsprozesse von der Vertragserstellung bis zur Unterzeichnung erheblich beschleunigen.
Die vorgestellten Lösungen für elektronische Signatur im Überblick:
PandaDoc
Wie viele andere Unternehmen entstand auch PandaDoc aus der Idee heraus, einen Prozess zu optimieren. In diesem Fall mühte sich der Gründer Mikita Mikado 6 Stunden lang mit der Erstellung eines Kostenvoranschlags ab. Gegründet im Jahr 2011 in Minsk und nun im kalifornischen Silicon Valley beheimatet, bietet das Unternehmen neben der rechtssicheren Erstellung von elektronischen Signaturen auch verschiedene Produkte für das Dokumentenmanagement. Dazu zählen Lösungen für
- Kostenvoranschläge
- Angebote
- Verträge
- Formulare
Da die Produkte von PandaDoc auch in CRM-Systeme wie Salesforce, Pipedrive oder HubSpot und in eigene Anwendungen wie Websites integriert werden können, sind alle nötigen Funktionen immer dort, wo sie gebraucht werden, und sorgen so für einen optimalen und unterbrechungsfreien Prozess. Auch Workflows lassen sich einfach erstellen und in den Dokumenten-Prozess integrieren. Inzwischen arbeiten bereits über 50.000 Unternehmen weltweit mit PandaDoc.
Die e-Signature-Lösung von PandaDoc hält alle relevanten Standards ein, damit die Unterschriften rechtsgültig sind – sie sind UETA- und ESIGN-konform und entsprechen neben den US-amerikanischen Vorgaben auch der in der EU geltenden eIDAS-Verordnung. Die Unterschriften lassen sich zusätzlich tracken, sodass Sie immer nachvollziehen können, wann eine Unterschrift geleistet wurde und wie der aktuelle Status des Dokuments aussieht. Außerdem lässt sich festlegen, in welcher Reihenfolge ein Dokument unterzeichnet werden soll, falls mehrere Unterzeichner beteiligt sind.
PandaDoc bietet eine Komplettlösung für das Dokumentenmanagement und ist folglich besonders für Unternehmen geeignet, die nicht nur eine e-Signature-Lösung suchen, sondern auch Angebote, Verträge, Kostenvoranschläge und weitere Dokumente in einem System vorbereiten möchten.
Dropbox Sign
Im Jahr 2019 übernahm der Cloud-Speicherplatz-Anbieter Dropbox das US-amerikanische Unternehmen HelloSign und benannte die e-Signature-Lösung schließlich in Dropbox Sign um. Die Lösung bietet keine umfassenden Tools wie PandaDoc an, sondern konzentriert sich auf die Optimierung von Workflows rund um elektronische Signaturen. Wie auch PandaDoc erfüllt Dropbox Sign alle relevanten Vorschriften zur Rechtsverbindlichkeit von e-Signaturen wie die in den EU-Staaten geltende eIDAS-Verordnung.
Dokumente lassen sich damit direkt in Dropbox unterzeichnen, ohne in eine andere App wechseln zu müssen. Dropbox Sign kann aber auch in CRM-Systeme und andere Umgebungen integriert werden. So ist die Nutzung unter anderem in Evernote, Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Google Mail und Google Docs möglich. Dadurch werden nicht nur Vertriebsprozesse beschleunigt, sondern auch Abläufe beim Onboarding von Mitarbeitern oder Lieferanten deutlich verbessert.
Dokumente können außerdem in wiederverwendbare Vorlagen umgewandelt werden, wodurch sich Prozesse weiter optimieren lassen. Auch Benachrichtigungen zum Dokumentenstatus und verschiedene Workflows können eingerichtet werden. Dropbox legt zusätzlich großen Wert auf eine möglichst einfache Integration, wodurch das Tool schon innerhalb weniger Tage in der selbst gewählten Umgebung eingesetzt werden kann.
Adobe Acrobat Sign
Adobe ist als Entwickler der Creative Suite mit Photoshop, InDesign, Illustrator, Premiere und weiteren Tools besonders unter Kreativen weltweit bekannt geworden. Ebenso zählt der Adobe Acrobat Reader, mit dem sich PDF-Dokumente erstellen und bearbeiten lassen, zum umfassenden Werkzeugkasten von Adobe. Die e-Signature-Lösung Adobe Acrobat Sign passt da vor allem neben dem Acrobat Reader gut ins Portfolio.
Bei elektronischen Signaturen arbeitet Adobe eng mit Microsoft zusammen, sodass sich e-Signaturen direkt in Microsoft Office-Programmen erstellen und nutzen lassen. Dadurch können Nutzer unter anderem direkt in Outlook, Word oder Teams PDF-Dokumente kreieren, bearbeiten, Unterschriften anfordern und den Dokumentenstatus nachvollziehen.
Adobe Acrobat Sign ist außerdem in Salesforce nutzbar und funktioniert beispielsweise in der Sales Cloud, Service Cloud, Financial Services Cloud, Health Cloud und Salesforce CPQ. So können Vertriebsmitarbeiter rechtsverbindliche Unterschriften innerhalb weniger Minuten einholen und Workflows definieren, sodass sich interne Prozesse wie die Dokumentenerstellung und -bearbeitung oder die Unterzeichnung von Vertragsabschlüssen erheblich beschleunigen. Die e-Signature-Lösung hält dabei alle wichtigen Vorschriften zur Rechtsverbindlichkeit von elektronischen Signaturen wie die eIDAS-Verordnung ein.
DocuSign
DocuSign mit Sitz in San Francisco wurde 2003 gegründet und hat sich seitdem zu einem der wichtigsten Anbieter von e-Signature-Lösungen weltweit entwickelt. Das Unternehmen besitzt mehr als eine Million Kunden in über 180 Ländern und bietet die Lösung in über 40 Sprachen an.
Neben einer Lösung zur elektronischen Unterzeichnung von Verträgen und Dokumenten nach offiziellen Verordnungen wie eIDAS bietet DocuSign ein Vertragsmanagementsystem oder auch Contract Lifecycle Management (CLM) an. Unternehmen können dadurch den kompletten Lebenszyklus von Verträgen von der Erstellung bis zur Unterzeichnung und Speicherung optimieren und sparen auf diese Weise viel Zeit und hohe Kosten ein. Verträge lassen sich beispielsweise nach Stichworten oder Metadaten durchsuchen, wodurch die Auffindbarkeit und das Dokumentenmanagement extrem erleichtert wird.
DocuSign bietet außerdem zahlreiche vorkonfigurierte Workflow-Schritte, um die Vertragserstellung zu erleichtern oder Genehmigungsprozesse zu automatisieren. KI-Funktionen unterstützen außerdem beim Dokumentenmanagement und der Risikominimierung bei Verträgen. Ebenso lassen sich Berichte erstellen.
Auch Nutzer von CRM- oder ERP-Systemen wie Salesforce oder SAP profitieren von DocuSign, denn das Tool lässt sich einfach in die gewohnte Umgebung integrieren und dort zum Beispiel für die Erstellung und Unterzeichnung von Angeboten nutzen. Salesforce und SAP sind jedoch nicht die einzigen Unternehmen, die mit DocuSign kooperieren: Die e-Signature-Lösung ist auch für Produkte von Microsoft, workday, Apple, Google, Oracle, Zoom oder servicenow verfügbar und beschleunigt das Dokumentenmanagement erheblich.
Conga Sign
Conga Sign ist eines von zahlreichen Produkten zum Revenue Lifecycle Management von Conga. Neben der e-Signature-Lösung bietet Conga außerdem Tools für die
Dokumentenerstellung, das Vertragsmanagement, zur Angebotserstellung (CPQ) sowie zur Optimierung von Salesforce Workflows. Da Conga Sign speziell für Salesforce-Nutzer entwickelt wurde, funktioniert das Tool in der Salesforce-Umgebung problemlos und lässt sich innerhalb von 5 Minuten installieren. Conga Sign und weitere Lösungen von Conga sind im Salesforce AppExchange-Store erhältlich.
Ein wichtiger Baustein von e-Signatures ist die Nachverfolgbarkeit von Unterschriften. Mithilfe eines Audit Trails stellt Conga Sign sicher, dass Unterschriften nachverfolgt werden können und dadurch rechtssicher sind. Auf diese Weise werden die weltweit wichtigsten Verordnungen wie beispielsweise die in der EU gültige eIDAS-Verordnung sowie die in den USA geltenden Vorschriften – namentlich UETA und ESIGN Act – eingehalten. Conga legt außerdem großen Wert auf eine hohe Nutzerfreundlichkeit, weshalb die Anwendung auf beliebigen Endgeräten funktioniert und elektronische Signaturen sowohl auf Desktop-PCs als auch auf Smartphones und Tablets geleistet werden können.
Fazit: Mit elektronischen Signaturen sicher, schnell und digital wichtige Verträge unterzeichnen
Vertragsunterlagen drucken, unterschreiben, frankieren, zur Post bringen, mehrere Tage warten – dieses Szenario gehört dank digitaler Signaturen der Vergangenheit an. Denn e-Signature-Lösungen sind nicht nur schnell, sondern auch rechtssicher, wenn mindestens die Voraussetzungen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur eingehalten werden. Der Vertrieb und andere involvierte Abteilungen können außerdem genau nachvollziehen, welchen Status ein Dokument besitzt, das zur Unterschrift freigegeben wurde, Workflows einrichten und gezielt Nachfragen stellen bei aufkommenden Verzögerungen, sodass sich viel Zeit sparen lässt. Manipulationsversuche und nachträgliche Änderungen lassen sich durch Sicherheitszertifikate und weitere Maßnahmen zudem schnell entlarven, wodurch die elektronische Signatur deutlich sicherer ist als eine handschriftliche Unterschrift.
