Basis-Implementierung
appero quote - CPQ light
Dieser Implementierungsguide führt dich Schritt für Schritt durch die Basis-Implementierung von appero quote in Salesforce und unterstützt dich dabei, die Anwendung sauber zu konfigurieren und für den produktiven Einsatz vorzubereiten.
Installation
Bitte teile uns nach der Erstinstallation die Org-ID mit. Nur so können wir die Lizenz dauerhaft freischalten. Wenn möglich, installiere appero quote direkt in der Produktiv-Umgebung. So vermeidest du später aufwändige Datenimporte (z. B. Templates) vor dem Go-Live. Durch die klare Berechtigungslogik in Salesforce (Lizenzen und Permission Sets) kannst du den Zugriff während der Implementierungsphase gezielt steuern und sicherstellen, dass nur berechtigte Nutzer Zugriff auf Angebotsdaten haben.
Wichtiger Hinweis
Bei der Installation von appero quote sollte die Option „Nur für Admins installieren“ gewählt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die spätere Vergabe von Zugriffen vollständig über die definierte Berechtigungslogik (Lizenzen, Permission Sets, Public Groups) in Salesforce erfolgt.
Lizenzen und Berechtigungen
Lizenzen verwalten
Um Lizenzen zu vergeben, navigiere im Setup zum Menüpunkt “Installierte Pakete”, suche appero quote und klicke neben dem Namen auf die Schaltfläche “Lizenzen verwalten”
Berechtigungssätze
Um Zugriff auf die Objekte, Felder und Funktionen zu erhalten, müssen zusätzlich die im Paket enthaltenen Berechtigungssätze vergeben werden. Berechtigungen unterscheiden grundsätzlich zwischen zwei Nutzerrollen:
- appero quote Nutzer haben Zugriff auf die App appero quote und können Angebote im Editor erstellen und bearbeiten.
- appero quote Admins erhalten zusätzlich Zugriff auf die App appero quote Setup, um die Anwendung zu konfigurieren und Einstellungen vorzunehmen. appero quote Administratoren müssen nicht zwangsläufig Systemadministratoren sein!
Die Berechtigungssätze von appero quote regeln nur den Zugriff auf die Objekte, Felder und Klassen innerhalb der App. Alle übrigen Standardberechtigungen in Salesforce müssen weiterhin über Profile oder Permission Sets vergeben werden.
Standardnutzer von appero quote benötigen folgende Permission Sets:
- appero quote User
- appero quote Lightning User
appero quote Admins benötigen neben den beiden User Berechtigungen zusätzlich:
- das Permission Set appero quote Admin
- die Mitgliedschaft in der Public Group „QuoteAdmin“
Falls die Public Group QuoteAdmin noch nicht existiert, kannst du sie einfach manuell anlegen – achte dabei auf die korrekte Groß- und Kleinschreibung. In der Regel wird sie jedoch beim ersten Öffnen der appero quote Setup-App automatisch erstellt.
Häufige Fehlerquelle
“Ich sehe als appero quote Admin nicht alle Buttons im Editor oder auf der Quote-Record-Page.”
In den meisten Fällen fehlt die Mitgliedschaft in der Public Group „QuoteAdmin“. Bitte prüfe, ob der betroffene Nutzer korrekt der Gruppe zugeordnet ist.
Initiales Setup
Nach der Installation navigierst du zur App appero quote Setup. Dort definierst du unter anderem:
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die initiale Angebotsnummernlogik
Beim ersten Aufruf nach der Installation fordert das System eine Zahlenfolge, welche mit jedem neu gespeicherten Angebot automatisch und fortlaufend hochgezählt wird und gemeinsam mit dem Angebotspräfix die Angebotsnummer ergibt. Diese steht im Angebotseditor als Variable zur Verfügung und kann im Setup jederzeit angepasst werden.
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grundlegende Systemeinstellungen über den appero quote Setup Assistant, sofern diese noch nicht vorgenommen wurden. (Produktgruppen kannst du an dieser Stelle ggf. überspringen. Wir kommen später ausführlich darauf zurück, da sie eine zentrale Rolle spielen.)
Seitenlayouts
appero quote erweitert den Angebotsprozess um eine Reihe eigener Felder für die Objekte Opportunity und Produkt und stellt dafür passende Seitenlayouts bereit, die sich unkompliziert im Setup zuweisen lassen. Ist das aufgrund bestehender, stark angepasster Opportunity-Seiten nicht praktikabel, empfehlen wir, die vorhandenen Page Layouts gezielt um die folgenden Felder und Elemente zu ergänzen
- Button “Neues Angebot” und Themenliste „Angebote“ -> Zuweisung kann über den Setup-Assistant erledigt werden.
- “Primäres Angebot” (sf42_quotefx__SF42_Primary_Quote__c) und "Angebote gültig bis” ( sf42_quotefx__SF42_QuotesValidUntil__c ) .
- Wichtig für Mehrsprachigkeit: das “appero Sprach- und Gebietsschema” (sf42_quotefx__SF42_LanguageLocale__c):
- Optional: Kontakt (sf42_quotefx__BillingContact__c) für den Angebotsempfänger
- Bei mehrstufigem Vertrieb Account und Kontakt 2-4: sf42_quotefx__SF42_Account2__c, sf42_quotefx__SF42_Account3__c, sf42_quotefx__SF42_Account4__c und Contact2–4 sf42_quotefx__SF42_Contact2__c, sf42_quotefx__SF42_Contact3__c, sf42_quotefx__SF42_Contact4__c
Angebotsdokument
Eine Angebotsvorlage kombiniert das Angebotsdokument mit einem hinterlegten Style, der aus einer CSS-Formatierung und einer Briefpapier-Datei besteht. So lassen sich unterschiedliche Angebotsvorlagen für verschiedene Geschäftsbereiche und Corporate Designs komfortabel innerhalb einer Anwendung verwalten.
Am schnellsten und sichersten legst du eine Vorlage über den Template Wizard an. Hier kannst du zwischen drei Basisvorlagen wählen, grundlegende Formatierungen anpassen und schon das passende Briefpapier hochladen.
Anschließend findest du auf der Setup App Homepage nicht nur die neu erstellte Vorlage, sondern auch einen gleichnamigen Style, der Briefpapier und CSS enthält.
Beides kannst Du weiter bearbeiten und individualisieren, wenn die Optionen des Template Wizards noch nicht ausreichen. Bitte beachte dabei, dass der dem Angebotsdokument zugrunde liegende Style kompatibel sein muß mit CSS 2.1
Für das praktische Vorgehen bei der Implementierung kannst du dir auch zunächst ein Dummy-Template erstellen, an dem du Produkte und Berechnungen ausprobieren kannst und später durch das finale Template ersetzen.
Machen deine Angebotsvorlagen dynamisch und effizient, indem du Salesforce-Daten über Variablen einbindest, flexible Bricks nutzt und Summenelemente intelligent einsetzt:
Mit Variablen oder sog. "Mergefields" werden Feldwerte aus Salesforce dynamisch zur Laufzeit in Angeboten ausgelesen. Diese Funktion steht für die folgenden Objekte zur Verfügung:
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Opportunity
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Account
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Contact
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Quote
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User
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Produkt
Mit Hilfe von Mergefields bildest du Informationen nicht nur sehr schnell im Angebot ab, sondern stellst auch sicher, dass diese aktuell sind - vorausgesetzt, deine Stammdaten in Salesforce werden sauber und kontinuierlich gepflegt. Im Angebot selbst setzt du den Platzhalter in geschweiften Klammern ein, z.B. um die Adressdaten des Empfängers zu ziehen. Sobald der Bearbeitungsmodus beendet ist, wird das Mergefield ausgelesen, und der hinterlegte Wert erscheint.
In den Standardvorlagen sind die wichtigsten Variablen schon eingebunden und über die Variablen Seitenleiste im Editor kannst du weitere Standard-Mergefields hinzufügen. Zusätzlich kannst du nahezu beliebige weitere Felder als benutzerdefinierte Variablen einbinden und dann ebenfalls über die Mergefield-Sidebar ins Dokument einfügen.
Dafür hinterlegst Du den API Namen der gewünschten Felder nach Objekt getrennt in den jeweiligen Einstellungen
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Zusätzliche Felder für Angebots-Variablen
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Zusätzliche Felder für Opportunity-Variablen
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Zusätzliche Felder für Benutzer-Variablen
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Zusätzliche Felder für Account-Variablen
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Zusätzliche Felder für Kontakt-Variablen
(Die Einstellungen findest Du in der appero quote Setup-App, Reiter Einstellungen, hier Abschnitt Funktionalität)
Mit Hilfe von Bricks lassen sich wiederkehrende Inhalte, die nicht in der Angebotsvorlage fixiert werden sollen, schnell ergänzen und flexibel miteinander kombinieren.
Bricks können beliebige Kombinationen von Angebotspositionen enthalten, z.B. Texte für besondere Konditionen, visuelle Darstellung von Sonderaktionen, Unternehmensportraits, aber auch bestimmte Produktkombinationen z.B. mit Sonderkonditionen.
Welche Bricks benötigt werden, wird in der Regel gemeinsam im Projekt abgestimmt. Die definierten Bricks kannst du anschließend zentral über den Brick-Editor anlegen und pflegen.
Summenbildung
Gegebenenfalls muss die Vorlage aus dem Template Wizard um zusätzliche inhaltliche oder kalkulatorische Abschnitte ergänzt werden. appero quote bietet vielfältige Möglichkeiten zur Summenbildung – von Netto-, Zwischen- und Gruppensummen bis hin zu Bruttosummen. Zur Vertiefung steht eine YouTube-Playlist mit Tutorials bereit:
Merke:
Beim Einfügen von eigenen Texten in Angebotsvorlagen immer die Formatierung entfernen. Inhalte aus E-Mails oder Office-Dokumenten enthalten oft versteckte Formatierungen, die zu Darstellungsfehlern im PDF führen können. Im Zweifel den Text zuerst als reinen Text in einem Texteditor einfügen.
Produktgruppen
Bevor wir zu den Produkten kommen, betrachten wir zuerst die Produktgruppen, denn sie sind das zentrale Objekt für Struktur und Logik in appero quote.
Jedem Produkt können bis zu drei Produktgruppen zugewiesen werden. Sie übernehmen im Angebotseditor eine zentrale Steuerungsfunktion:
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Verantwortlich für die dynamische Sichtbarkeit und korrekte Positionierung von Angebotspositionen
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Steuerung der Berechnung von Summen und Zwischensummen
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Hilfreicher Filter bei der Produktsuche
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Grundlage für Rabattregeln (Discount Matrix) und Steuerregeln
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sinnvolle Basis für das Reporting, z.B. zur Unterscheidung von einmaligen und wiederkehrenden Kosten
Es lohnt sich, ausreichend Zeit in die Einrichtung der Produktgruppen zu investieren und diese Überlegungen direkt in den Aufbau der Angebotsvorlage einfließen zu lassen. appero quote ist kein klassisches CPQ-System, sondern hat als Herzstück den Angebotseditor mit klarer Struktur- und Logikschicht. Viele Funktionen – wie dynamische Angebotsstruktur, Produkteigenschaften oder Berechnungen – bauen auf einer sauberen Produktgruppenstruktur auf. Je besser diese Basis durchdacht ist, desto weniger Sonderlogik ist später erforderlich, und desto einfacher lassen sich Angebote konsistent und effizient erstellen.
Mehr Infos zu Produkgruppen in der Youtube Playlist:
Produkte
Im Angebotsprozess von appero quote steht das Produkt (Product2) im Mittelpunkt. Für appero quote wurde es dafür um hilfreiche Zusatzinformationen erweitert – zum Beispiel, ob der Listenpreis oder Name editierbar ist, welche Default- oder Mindestmengen gelten oder ob es Produktbilder geben soll. Schaut am besten im Projekt selbst, welche dieser Felder für eure Angebote relevant sind.
Produkteigenschaften
Desweiteren können Produkte mit Produkteigenschaften mit und ohne Berechnung ausgestaltet werden. Auf diese Weise können z.B. Datumswerte, Checkboxen oder Auswahllisten sauber abgebildet und gespeichert werden
Eine kompakte Einführung zu Produkteigenschaften findest Du hier:
Damit hast du die Basics, um direkt loszulegen und erste Angebote mit appero quote zu erstellen. Wenn du noch mehr ins Detail gehen oder spezielle Funktionen erkunden willst, schau dir gerne unsere ausführliche Dokumentation an.
Deep-Dives & Ressourcen
Vertiefe dein Detailwissen mit unseren ausführlichen Dokumentationen und hilfreichen Video-Tutorials.
- Manuelle Rabatte
- Automatisierte Rabatte
- Auf Produktebene (Staffelpreise)
- Auf Summenebene (Discount Matrix)
Youtube Playlist zur Rabattberechnung
- Mehrsprachigkeit und
Übersetzungen, Multi-Currency - Mehrstufiger Vertrieb (z.B. bei Agenturgeschäft,
Opportunity-Kontakten) - Approval Prozess
Generelles, z.B. wie funktioniert der appero quote Angebotseditor?
Findet sich v.a. im Anwenderteil der Doku
z.B. die verschiedenen Bearbeitungsoptionen im quote Editor