Wie schreibe ich ein gutes und schönes Angebot?

Wie schreibe ich ein Angebot, das sowohl rechtssicher ist, professionell und ansprechend aussieht als auch inhaltlich überzeugt? Wir haben uns die wesentlichen Faktoren angeschaut und in diesem Artikel übersichtlich für Sie zusammengestellt:

Das Angebot hat eine Schlüsselrolle im Vertriebsprozess. Oder kurz gesagt: Ohne Angebot gibt es auch keinen Auftrag!

Kunden, die sich für Ihre Produkte oder Dienstleistungen interessieren, fordern in der Regel ein Angebot an. Und davon nicht nur eines, sondern gleich mehrere von verschiedenen Anbietern, um diese zu vergleichen. Wie stechen Sie nun aus der Masse heraus?

Aus der Masse herausstechen: Harte und weiche Faktoren bestimmen die Erfolgschancen Ihres Angebots

Der Preis alleine ist nicht immer das ausschlaggebende Entscheidungskriterium. Neben Faktoren wie Qualität und Service haben auch weiche Kriterien wie die Optik und ein professioneller Unternehmensauftritt wesentlichen Einfluss.

Es lohnt sich also, sich im Detail mit Aufbau und Gestaltung des Angebots zu beschäftigen.

Welche Angebotsformen gibt es?

Was zählt überhaupt als Angebot? Ein Angebot kann mündlich, telefonisch, per E-Mail und schriftlich unterbreitet werden und ist – sofern alle notwendigen Informationen enthalten sind – gleichermaßen rechtlich bindend. Allerdings erfüllt man die notwendigen Anforderungen am leichtesten mit der schriftlichen Form, weshalb diese auch als die rechtssicherste gilt. Etwas "Schwarz auf Weiß zu haben" wurde nicht umsonst zu einer der gebräuchlichsten Redensarten.

Rechtlich sichere Angebote schreiben: Welche Angaben sind Pflicht?

Widmen wir uns zunächst den trockenen Pflichtangaben. Wenn diese alle vorhanden sind, sind Sie auf der rechtssicheren Seite und können sich in Ruhe den inhaltlichen Argumenten zuwenden, um Ihre Kunden zu überzeugen.

Rechtlicher Hinweis: Die Aufbewahrungspflicht

Laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) müssen Sie Ihre Angebote bis zu sechs Jahre aufbewahren.

Nicht auf ein Angebot festnageln lassen: Freizeichnungsklausel und Kostenvoranschlag für mehr Unverbindlichkeit

Was Sie in ein Angebot hineinschreiben, ist verbindlich. Das bedeutet, dass die von Ihnen angebotenen Preise und Leistungen genauso eingefordert werden können, wie sie darin angegeben sind. 

Um das zu umgehen, können Sie Freizeichnungsklauseln einfügen, mit denen Sie das Angebot als unverbindlich kennzeichnen, beispielsweise durch Formulierungen wie  “unverbindliches Angebot”, “ohne Gewähr”, “Preise vorbehalten” oder “nur, solange der Vorrat reicht”.

Im Zweifelsfall vor Gericht ist die Unverbindlichkeit aber nicht immer leicht zu verteidigen. Wenn Sie keine verbindlichen Konditionen in Ihrem Angebot gewähren können oder wollen, erstellen Sie besser einen sogenannten Kostenvoranschlag. Bei diesem dürfen die Preise um bis zu 20 Prozent vom geschätzten Wert abweichen.

Zusätzliche, optionale Inhalte für Ihr Angebot: Die Kür für schöne Angebote

Nachdem Sie nun alle rechtlichen Vorgaben erfüllt und vollständig abgedeckt haben, kommen wir zur Kür. Was können Sie – neben attraktiven Konditionen – tun, damit Ihr Angebot aus der Konkurrenz positiv heraussticht und den Kunden überzeugt? 

Werden Sie persönlich: Ein individuelles Anschreiben sorgt für eine gute Kundenbeziehung

Gestalten Sie Ihr Angebot so individuell und persönlich wie möglich. Nehmen Sie sich Zeit für ein kurzes Anschreiben mit persönlicher Anrede und ein paar ansprechenden Zeilen mit Bezug auf das folgende Angebot. 

Besonders können Sie punkten, wenn Sie sich an dieser Stelle und später in den Produktbeschreibungen der Sprache des Kunden bedienen und z.B. branchenspezifische Fachtermini einfließen lassen. Heben Sie stets, neben den Standard-Beschreibungen, auch den individuellen Kundennutzen deutlich hervor!

Zum einen fühlt sich der Kunde natürlich viel besser in seinen Anforderungen verstanden, zum anderen gewinnt er so nochmal mehr das Gefühl, dass die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen speziell auf seine Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Der erste Eindruck zählt: Mit Kundenlogos, individueller Unterschrift und Bildern im Angebot überzeugen

Auch optisch sammeln Sie Pluspunkte, wenn Sie das Kundenlogo in das Deckblatt oder die Kopfzeile des Angebots einbinden. Geben Sie dem Interessenten rundum das gute Gefühl, dass die Leistungen und Konditionen im Angebot wirklich das Richtige für ihn sind!

Mit Ihrer Unterschrift wirkt das Angebot gleich persönlicher. Wird das Angebot elektronisch erstellt, reicht ein Scan der Unterschrift, vielleicht können Sie aber auch Ihr Foto daneben abbilden.

Geben Sie Ihre Telefonnummer und Email-Adresse an, unter der der Kunde Sie erreichen und Details zum Angebot gleich mit Ihnen besprechen kann.

Alles übersichtlich im Blick: Layout und Struktur

Gestalten Sie das Angebot übersichtlich, optisch ansprechend und hochwertig. 

Umfangreiche, mehrseitige Angebote wirken mit einem Deckblatt einladender, die Folgeseiten sollten im Briefpapier – mit Logo! – und im Corporate Design Ihres Unternehmens gehalten sein. 

Sichern Sie sich dafür die Unterstützung aus Ihrer Marketing-Abteilung oder ziehen Sie einen Grafiker hinzu, damit das Angebot den einheitlichen Unternehmensauftritt unterstützt. Der Aufwand ist einmalig und lohnt sich – schließlich fungiert das Angebot auch als Visitenkarte Ihres Unternehmens.

Geben Sie Ihrem Angebot eine klare Struktur. 

Folgende Überlegungen sind hier hilfreich:

• Wie können die Produkte kategorisiert werden?
  Gliedern Sie das Angebot in die entsprechenden Bereiche. Bei einem mehrseitigen Angebot schafft ein Inhaltsverzeichnis am Anfang schnelle Orientierung. 
• Ist die Angebotskalkulation transparent ausgewiesen?
  Weisen Sie einmalige und wiederkehrende Kosten übersichtlich als solche aus, machen Sie Zwischensummen unter den einzelnen Abschnitten und heben Sie Rabatte deutlich hervor.

Bei umfangreichen Angeboten erleichtert eine Investitionsübersicht am Schluss des Angebots die Entscheidungsfindung.

Was können Sie noch tun, um das Angebot anschaulich und nicht als Text- und Zahlenwüste erscheinen zu lassen?

• Wie sieht es z.B. mit Produktbildern oder thematisch passenden Illustrationen aus?
• Image-Bilder und -Texte zum Leistungsportfolio Ihres Unternehmens können zusätzlich Vertrauen schaffen.
• Achten Sie auf Feinheiten wie Schriftgröße und -abstand, wählen Sie eine einheitliche, gut lesbare Schriftart und ein begrenztes, aufeinander abgestimmtes Farbschema.
• Natürlich tragen auch kurze, klare Sätze und Absätze zur Lesbarkeit bei.

Schneller ansprechende Angebote erstellen: Angebotsvorlagen nutzen

Das alles umzusetzen erscheint Ihnen sehr aufwendig? Legen Sie sich eine oder mehrere einheitliche Angebotsvorlagen an, die die genannten Bereiche bereits enthalten und die Sie mit wenigen Klicks anpassen können.

Auch “das Kleingedruckte” wie AGB sollte in der Vorlage bereits enthalten und bestenfalls für manuelle Bearbeitung gesperrt sein. Ein professionelles Angebot zu erstellen, wird damit eine Sache von wenigen Minuten.

Optionale, aber wiederkehrende Elemente, z.B. zusätzliche Informationen in Text und Bild, können Sie in Baustein-Elemente packen, die nach Bedarf ins Angebot gezogen werden können. Auch das spart Zeit und stellt erneut ein einheitliches Erscheinungsbild sicher.

Das Beste kommt zum Schluss: Der krönende Abschluss Ihres Angebots

Mit dem Preis ist das Angebot jedoch noch nicht zu Ende. Geben Sie den Kosten nicht das letzte Wort! Beenden Sie das Angebot mit ein paar freundlichen Zeilen, die erneut den Kundennutzen zusammenfassen und einer freundlichen Aufforderung zur Kontaktaufnahme. 

Versenden Sie das Angebot als PDF und nicht in einem offenen Format.

Tipp: Wenn Sie eine Möglichkeit zur E-Signatur direkt im Dokument anbieten, kann das den Weg zur Unterschrift erheblich verkürzen!

DocuSign und appero quote: Rechtssichere e-Signaturen für Ihre Angebote

appero quote kooperiert bereits seit Jahren mit DocuSign. In Verbindung mit Salesforce lassen sich so mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen: Nutzer können Angebote mittels appero quote direkt nativ in Salesforce erstellen, nach ihren Wünschen gestalten und von dort zur rechtsgültigen Unterzeichnung mittels DocuSign versenden und jederzeit den aktuellen Status des Dokuments überwachen.

Nach dem Angebot ist vor dem Angebot: Die Zeit nach dem Angebotsversand richtig nutzen

Melden Sie sich auf jeden Fall ein paar Tage nach Versand des Angebots beim Empfänger und fragen Sie höflich nach, ob es Klärungs- oder Anpassungsbedarf gibt.

Beweisen Sie Flexibilität bei Anfragen und Konditionen! Und zeigen Sie Ihren Interessenten, dass sie Ihnen wichtig sind, indem Sie auf alle Rückmeldungen schnell reagieren.

In einer angepassten Angebotsvariante können Sie z.B. alternative Optionen zur Auswahl stellen. Diese sollten sie aber als solche kenntlich machen und aus der Gesamtsumme ausschließen.

Solange der Vertrag noch nicht zustande gekommen ist, können Sie das initiale Angebot ändern. Das gilt natürlich auch für eindeutige Fehler (z.B. Tippfehler beim Preis). Prüfen Sie vor dem Versand aber dennoch genau, dass alle Angaben korrekt sind und lassen Sie das Angebot ggf. durch einen Vorgesetzten freigeben.

Fazit zu Erstellung von Angeboten: Pflichtangaben gewinnen vor Gericht, die Kür gewinnt Kunden

Bevor Sie das Angebot an Ihren Interessenten versenden, sollten Sie sich vergewissern, dass das Dokument alle nötigen Angaben enthält. Nachfolgend eine kurze Checkliste:

• Sind alle notwendigen Informationen enthalten?
• Stimmen die Zahlen und sind sie nachvollziehbar? 
• Haben Sie alle Kundenwünsche berücksichtigt? Sind alle kundenspezifischen Konditionen enthalten?
• Hat Ihr Angebot ein ansprechendes Layout und eine gute Struktur?
• Nutzen Sie eine freundliche, persönliche Ansprache? Kommt der individuelle Nutzen klar zum Ausdruck?

Lassen sich alle Fragen mit Ja beantworten, sind Sie gut gerüstet, um ein erfolgreiches Angebot zu erstellen. 

Unterstützend wirkt hier die richtige Software, mit der Sie das Angebot als einen Baustein in Ihrem CRM-System mit welchen Klicks erstellen können. Gerne unterstützen wir Sie bei der Optimierung Ihres Angebotsprozesses.