Mit welchen Apps Salesforce-Nutzer ihren Quote-to-Cash-Prozess optimieren können

In der heutigen Geschäftswelt wollen Unternehmen ihre Abläufe optimieren und ihre Einnahmen steigern. Ein wichtiger Faktor dafür ist die Vereinfachung des Quote-to-Cash-Prozesses. In diesem Blogbeitrag erklären wir das Konzept des Quote-to-Cash-Prozesses und geben ein Beispiel, wie dieser mit in Kombination mit den Salesforce Apps appero quote, JustOn und DocuSign optimiert werden kann.

Die Themen des Blogartikels im Überblick:

• Was ist der Quote-to-Cash-Prozess?
• Der Quote-to-Cash-Prozess in 4 Schritten erklärt
• Warum die Rationalisierung des Quote-to-Cash-Prozesses wichtig ist
• Apps und Tipps für einen besseren Quote-to-Cash-Prozess
• Vorteile der Nutzung von appero quote, JustOn und DocuSign für Salesforce-Nutzer

Was ist der Quote-to-Cash-Prozess?

Der Quote-to-Cash-Prozess umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Verkaufsangebots, angefangen bei der Angebotserstellung über die Angebotsunterzeichnung bis hin zum Zahlungseingang.

Ein charakteristisches Merkmal des Quote-to-Cash-Prozesses und ein weiterer Grund für die anspruchsvolle und komplexe Natur seiner Einführung und Optimierung: der Prozess liegt nicht allein in der Verantwortung einer einzelnen Abteilung oder eines bestimmten Bereichs liegt, sondern von sowohl Vertrieb als auch Finanzen und Recht.

Unternehmen, die keinen optimierten Quote-to-Cash-Prozess haben, müssen sich auf Vermutungen stützen, anstatt über klare Daten zu verfügen, ob ein Auftrag profitabel ist und die erwarteten Gewinnmargen erzielt werden können. Leider kommt es bei einigen Dienstleistern zu unangenehmen Überraschungen, wenn sie feststellen, dass ein vermeintlich lukrativer Auftrag letztlich unrentabel ist.

Um einen reibungslosen Q2C-Prozess zu gewährleisten, nutzen Unternehmen deshalb häufig Customer Relationship Management (CRM)-Systeme wie Salesforce. Diese Tools zentralisieren Daten, automatisieren Aufgaben und ermöglichen eine Zusammenarbeit in Echtzeit, wodurch der gesamte Prozess rationalisiert und manuelle Fehler reduziert werden.

Der Quote-to-Cash-Prozess in 4 Schritten erklärt

1. Angebotserstellung (Quote)

Der Q2C-Prozess beginnt mit der Erstellung eines Verkaufsangebots. Die Vertriebsmitarbeiter arbeiten mit den Kunden zusammen, um deren Anforderungen zu verstehen und ein detailliertes Angebot zu erstellen.

Dabei werden die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen, die Preise, die Bedingungen und alle damit verbundenen Rabatte aufgeführt. Das Angebot wird dem Kunden dann zur Prüfung und Berücksichtigung vorgelegt.

2. Auftragsmanagement & Ressourcen-Erfüllung

Sobald der Kunde das Angebot mit seiner Unterschrift angenommen hat, wird es in einen Kundenauftrag umgewandelt. Im Kundenauftrag werden alle relevanten Informationen wie Auftragserfassung, Fulfillment und Service erfasst.

3. Rechnungsstellung

Gleichzeitig wird der Fakturierungsprozess eingeleitet. 

Die Rechnungsstellung erfolgt auf der Grundlage der vereinbarten Bedingungen, einschließlich der Preise, Rabatte, Steuern und eventueller Zusatzkosten. Die Rechnung wird dem Kunden entweder elektronisch oder in gedruckter Form zusammen mit Begleitdokumenten zugesandt.

4. Zahlungseingang (Cash)

Der letzte Schritt beinhaltet das Überwachen ausstehender Rechnungen, um eine schnelle Zahlung zu fördern. Ineffiziente Workflows können den Eingang von Einnahmen verzögern und das Risiko von falschen oder unvollständigen Zahlungen erhöhen.

Die Finanzabteilung bestimmt dann die Einnahmen aus einem Auftrag in einer gewissen Steuerperiode. Je nach Art des Auftrags, wie z.B. Time & Material oder Abonnementabrechnungen, können unterschiedliche Modelle zur Anwendung kommen, um die Umsatzrealisierung zu verfolgen.

Warum die Rationalisierung des Quote-to-Cash-Prozesses wichtig ist

Ein effizientes Management des Quote-to-Cash-Prozesses bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:

Verbesserte Produktivität

Durch die Automatisierung manueller Aufgaben und die Beseitigung redundanter Prozesse können Unternehmen ihre Produktivität erheblich steigern. Die Vertriebsteams können sich stärker auf den Verkauf und den Aufbau von Kundenbeziehungen konzentrieren, während die Finanzteams die Rechnungsstellung und das Inkasso rationalisieren.

Somit können manuelle Fehler und der Verwaltungsaufwand reduziert werden.

Beschleunigte Verkaufszyklen

Durch die Straffung des Prozesses von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang werden Verzögerungen minimiert, sodass die Vertriebsmitarbeiter rascher auf Kundenanfragen reagieren und Geschäfte schneller abschließen können. Diese Effizienz erhöht die Geschwindigkeit des Verkaufszyklus und verbessert die Kundenzufriedenheit.

Erhöhte Genauigkeit

Automatisierte Workflows und eine zentrale Datenverwaltung gewährleisten die Genauigkeit des gesamten Angebots- und Zahlungsprozesses. Dadurch werden Fehler in Angeboten, Verträgen und Rechnungen reduziert, was mögliche Streitigkeiten verringert und das Vertrauen und die Loyalität der Kunden stärkt.

Optimierte Umsatzrealisierung

Ein optimierter Prozess stellt sicher, dass die Umsatzrealisierung mit den Rechnungslegungsstandards und -vorschriften übereinstimmt. Die genaue und rechtzeitige Erfassung von Umsätzen ermöglicht bessere Finanzprognosen, Entscheidungsfindung und Compliance.

Apps und Tipps für einen besseren Quote-to-Cash-Prozess

Indem Sie Ihren Angebotsprozess mit aktualisierten Zahlungsbedingungen und Rechnungsplänen optimieren, können Sie die Anzahl der Änderungen begrenzen, mit denen sowohl das Liefer- als auch das Finanzteam konfrontiert werden und die sie bewältigen müssen. 

Ein langsamer oder ineffizienter Genehmigungsprozess kann sowohl einen Auftrag gefährden als auch die gesamte Kundenbeziehung negativ beeinflussen. Es ist daher wichtig, ein effizientes Genehmigungsverfahren einzuführen, das automatische Benachrichtigungen an Kunden und andere Beteiligte sendet, wenn ihre Aufmerksamkeit und Unterschrift erforderlich sind.

Um den Quote-to-Cash-Prozess zu verbessern, bieten zum Beispiel appero quote, DocuSign und JustOn umfassende Lösung, die speziell auf Salesforce-Nutzer in Deutschland zugeschnitten ist. Und so funktioniert das Zusammenspiel der Tools im Quote-to-Cash-Prozess:

Opportunity-Management: Ansprechende und rechtssichere Angebote mit appero quote

appero quote ist eine moderne, native Salesforce-Software zur Vereinfachung des Angebotsprozesses. Eine native Salesforce-App bedeutet, dass die App speziell für die Salesforce-Plattform entwickelt wurde und direkt in das Salesforce-Ökosystem mit seinen hohen Sicherheits-Standards integriert ist. appero quote zeichnet sich außerdem durch:

• eine benutzerfreundliche Oberfläche

• umfangreiche Automatisierungen der Angebotskalkulation

• anpassbare Vorlagen

• individuelle Genehmigungsprozesse

Somit können Unternehmen mit appero quote direkt aus der Opportunity in Salesforce heraus professionelle Angebote erstellen, Preise kalkulieren und Angebote generieren. 

Vereinfachung der Angebotsunterzeichnung mit DocuSign

Durch die Integration von DocuSign direkt in die Angebotsvorlage von appero quote wird die Angebotsunterzeichnung deutlich vereinfacht. DocuSign ermöglicht Unternehmen, das digitale Erstellen, Versenden und die elektronische Unterzeichnung von Angeboten - mit nur einem Klick direkt vom Angebotsdatensatz aus. 

Auch für den Empfänger ist das Unterzeichnen von Angeboten mit DocuSign ein Kinderspiel. Die App gewährleistet die Sicherheit und rechtliche Gültigkeit der elektronischen Unterschriften und beschleunigt dadurch den Angebotsabschluss erheblich. 

Es macht die manuelle Bearbeitung von Dokumenten überflüssig, beschleunigt den Vertragsabschluss und steigert die Gesamteffizienz.

Automatisierte Fakturierung mit JustOn

Dienstleistungsunternehmen sollten cloud-basierte Lösungen zur Fakturierung verwenden, um den Prozess der Rechnungsstellung und -bezahlung zu beschleunigen und somit die Umsatzrealisierung zu beschleunigen.

JustOn ist eine leistungsstarke Fakturierungs- und Abrechnungsanwendung, die appero quote durch die nahtlose Integration mit Salesforce ergänzt. JustOn erstellt auf Klick tausende von Rechnungen, übermittelt sie an Ihre Kunden, überwacht die Zahlungsverfolgung und archiviert sie.

Somit wird der gesamte Abrechnungsprozess automatisiert, von der Erstellung von Rechnungen auf Basis von Angeboten und Verträgen bis hin zur Verwaltung von Abonnements und dem Zahlungseinzug. 

Vorteile der Nutzung von appero quote, JustOn und DocuSign für Salesforce-Nutzer

Wenn appero quote, JustOn und Docusign zusammenarbeiten, erhalten Unternehmen eine umfassende Quote-to-Cash-Lösung, die sich nahtlos in Salesforce integriert. Die Vorteile dabei sind:

1. End-to-End-Prozessautomatisierung

Die kombinierte Leistung von appero quote, JustOn und DocuSign automatisiert den gesamten Quote-to-Cash-Prozess. Von der Angebotserstellung über die Rechnungsstellung bis hin zum Vertragsmanagement geht jeder Schritt nahtlos in den nächsten über, wodurch der manuelle Aufwand minimiert und Fehler reduziert werden.

2. Optimierte Zusammenarbeit

Mit integrierten Daten und Workflows fördern appero quote, JustOn und DocuSign die nahtlose Zusammenarbeit zwischen Vertriebs-, Finanz- und Rechtsteams. Echtzeit-Updates, automatische Benachrichtigungen und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten ermöglichen eine effiziente Kommunikation, die Verzögerungen reduziert und die Produktivität steigert.

3. Verbessertes Kundenerlebnis

Durch die Straffung des Prozesses von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang können Unternehmen schneller auf Kundenanfragen reagieren, genaue Angebote erstellen und Verträge zügig abschließen. Dies verbessert die Kundenzufriedenheit, stärkt die Kundenbeziehungen und fördert das Wiederholungsgeschäft.

4. Compliance und Sicherheit

appero quote, JustOn und DocuSign legen größten Wert auf Datensicherheit und die Einhaltung der GDPR-Vorschriften. Diese Lösungen bieten robuste Verschlüsselung, Prüfprotokolle und sichere Dokumentenspeicherung und gewährleisten so die Vertraulichkeit und Integrität sensibler Kundeninformationen.

Den Quote-to-Cash-Prozess in Salesforce mit den passenden Apps optimieren

Die Optimierung des Quote-to-Cash-Prozesses ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um die Effizienz zu steigern und das Umsatzwachstum zu fördern. Nutzen Sie diese umfassende Lösung und schöpfen Sie das wahre Potenzial Ihres Quote-to-Cash-Prozesses noch heute aus.