7 Herausforderungen in CPQ-Projekten

Projekte im Bereich CPQ sind meist anspruchsvoll und können verschiedene Herausforderungen mit sich bringen. Dieser Artikel fasst die häufigsten Herausforderungen in CPQ-Projekten zusammen und soll Ihnen einen Eindruck vermitteln, wie man sich als Unternehmen bestmöglich auf die Einführung einer CPQ-Lösung vorbereiten kann.

Die Themen des Blogartikels zu Herausforderungen bei CPQ-Projekten in der Übersicht:

1. Benutzerakzeptanz steigern
2. Gut durchdachte Produktstruktur und -konfiguration spart Aufwände bei der Konzeption und Umsetzung
3. Datenqualität & Integration von Daten ist die Basis
4. Harmonisierung der Geschäftsprozesse
5. Skalierbarkeit und Performance sicherstellen
6. Mit den Anforderungen über das Ziel hinausschießen
7. Administration und Weiterentwicklung der Lösung
8. Fazit: Gute Vorbereitung ist das A & O bei erfolgreichen CPQ-Projekten

Benutzerakzeptanz steigern

Wer erfolgreich ein neues System im Unternehmen einführen möchte – ganz egal, ob es sich dabei um ein CPQ-Tool, ein CRM-, ein ERP-System oder eine neue Software handelt – sollte immer zuerst die Mitarbeiter im Blick behalten, die mit dem neuen Tool arbeiten werden. Die Benutzerakzeptanz kann insbesondere dann eine Herausforderung sein, wenn die Produktstruktur und Preisfindung komplex sind oder wenn die Anwender an bestehende Prozesse und Tools gewöhnt sind.

Wenn Sie sich bereits frühzeitig mit zuständigen Kollegen zusammensetzen und sich deren Bedenken und Bedürfnisse an das neue Tool anhören, können Sie gewährleisten, dass die Nutzer das System besser akzeptieren und der Übergang vom alten zum neuen Tool annähernd reibungslos verläuft. Binden Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig ein, fühlen diese sich auch ernst genommen und sind zufriedener.

Frühzeitige Einbindung der Nutzer im gesamten Implementierungsprozess erleichtert Einführung des CPQ-Tools

Beachten Sie, dass ein CPQ-System von mehreren Benutzergruppen auf unterschiedliche Weise genutzt wird. Neben den Vertriebsmitarbeitern und Ihren Kunden können auch Partner bzw. Distributoren oder andere interne Abteilungen des Unternehmens Benutzergruppen sein.

Um die gewünschte Akzeptanz bei den Anwendern zu erreichen, können deshalb folgende Punkte helfen:

• Frühes Einbinden von Key Usern in den kompletten Auswahl- und Implementierungsprozess des CPQ-Tools
• Transparenz bei der Umsetzung (dazu gehören auch Ausschlüsse von Anforderungen/Funktionen)
• Schulungen
• Feedbackschleifen während der Implementierung
• Bereitstellung einer benutzerfreundlichen Oberfläche

Wenn Sie diese Punkte bei der Auswahl und der Implementierung berücksichtigen, können Sie die Benutzerakzeptanz deutlich steigern und den Übergang von der alten zur neuen Lösung reibungsloser gestalten.

Gut durchdachte Produktstruktur und -konfiguration spart Aufwände bei der Konzeption und Umsetzung

Ein CPQ-Tool spart besonders dann viel Zeit, wenn das Produkt aus vielen unterschiedlichen Komponenten zusammengestellt werden kann. Während die manuelle Berechnung Zeit und Nerven kostet, gelingt dies mit einem CPQ-Tool in wenigen Klicks und reduziert die Fehleranfälligkeit bei der Angebotserstellung erheblich.

Das bedeutet jedoch auch, dass das Tool vor der Verwendung entsprechend konfiguriert werden muss. Deshalb sollten Sie sich vorher ausreichend Gedanken darüber machen, welche optionalen Komponenten oder Varianten häufig benötigt werden. Diese sollten im System abbildbar sein. Auf Sonderregelungen, die selten bis gar nicht benötigt werden, sollten sie dagegen verzichten, da sie manuell oft schneller umgesetzt werden können und der Aufwand im Verhältnis zum Nutzen zu hoch ist.

Tipp: Reduzierung der Komplexität spart auch Implementierungsaufwände 

Folglich erfordert es eine sorgfältige Definition der Produktregeln, um sicherzustellen, dass die Konfigurationen korrekt und konsistent sind. Nicht selten ist die Konzeption der Umsetzung aufwendiger als die Umsetzung im System. Unternehmen können hier also Aufwände sparen, wenn sie sich diesbezüglich bereits Gedanken machen, gut vorbereitet in Workshops mit dem Implementierungspartner gehen und wenn möglich Entscheidungen treffen, welche die Komplexität der Produktstruktur reduzieren.

Datenqualität & Integration von Daten ist die Basis

CPQ-Systeme arbeiten mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Daten. Dazu gehören unter anderem Preise, Rabatte in unterschiedlichen Varianten und Produktdaten wie beispielsweise Beschreibungen, Bilder oder Maße. Eine hohe Datenqualität ist die Basis für einen sauberen Angebotserstellungsprozess und die Möglichkeit, Daten aus anderen Systemen zu integrieren.

Harmonisierung der Geschäftsprozesse

Mit der Einführung eines CPQ-Systems können Geschäftsprozesse automatisiert und standardisiert werden. Dabei ist es wichtig, nicht ausschließlich den CPQ-Prozess zu beleuchten, sondern auch vorgelagerte und nachgelagerte Prozesse. Ein nachgelagerter Prozess kann beispielsweise die Rechnungsstellung für verkaufte Ware sein.  

Änderungen an Geschäftsprozessen im CPQ-Tool abbilden

Wenn der CPQ-Prozess nahtlos in die bestehenden Prozesse eingebettet wird, spricht man von einer Harmonisierung der Geschäftsprozesse. Das CPQ-Tool stellt jedoch nur den Status Quo zum Zeitpunkt der Einführung dar. Ändert sich etwas an den Geschäftsprozessen, sollten Sie darauf achten, diese Änderungen auch im CPQ-Tool abzubilden. Damit die Nutzer das Tool auch unter sich ändernden Bedingungen unterstützen, ist deshalb eine enge und transparente Zusammenarbeit mit den involvierten Teams notwendig.

Skalierbarkeit und Performance sicherstellen

Ihr Unternehmen ist blslang noch ein Startup, befindet sich aber bereits auf einem kontinuierlichen Wachstumskurs? Dann sollten Sie bei der Auswahl eines CPQ-Systems darauf achten, dass das Tool auch in der Lage ist mitzuwachsen. Die Skalierbarkeit und Performance ist ein wichtiger Faktor bei der Einführung von CPQ-Systemen. Werden im CPQ-Prozess große Datenmengen verarbeitet und komplexe Berechnungen durchgeführt, ist es umso wichtiger, dass die Lösung performant ist und den Anwender nicht zu lange warten lässt oder den Vorgang gar abbricht.

Proof-of-Concept hilft bei der Wahl des passenden Tools

Damit Ihr CPQ-Tool zu jederzeit unabhängig von der zu verarbeitenden Datenmenge verlässlich arbeitet, sollten Sie sich vorher über die zu erwartende Datenmenge Gedanken machen und gegebenenfalls einen Experten zu Rate ziehen. Sie sind sich unsicher? Dann ist ein Proof-of-Concept das Mittel der Wahl, um zu “beweisen”, dass die gewählte Lösung ein guter Fit ist. Ein CPQ-System muss in der Lage sein, große Mengen an Daten zu verarbeiten und skalierbar zu sein, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.

Mit den Anforderungen über das Ziel hinausschießen

Sie möchten, dass nahezu jeder mögliche Fall im CPQ-System abgebildet wird? Dann werden Sie mit hohen Kosten rechnen müssen, denn tatsächlich kosten die letzten 20 % einer 100-Prozent-Lösung oft mehr als die Implementierung der 80-Prozent-Lösung. In den meisten Fällen ist die Abbildung seltener Sonderfälle im System auch gar nicht nötig, wenn diese nur wenige Mal im Jahr vorkommen. Es kann also sinnvoll sein, z.B. weiterhin manuelle Tätigkeiten für seltene Fälle zu akzeptieren, da die Umsetzung von Sonderfällen sich oftmals als sehr aufwendig gestaltet. 

Häufig hört man in Projekten im Austausch mit Kunden von Sonderfällen und wie das zukünftige System diese wohl abbilden wird. Hier ist es wichtig, den Fokus wieder auf den Standardprozess zu legen, um den Fortschritt des CPQ-Projekts im Auge zu behalten. Sonderfälle sind zwar wichtig, sollten aber in Relation zu den Fällen gesehen werden, die im Daily Business vorkommen. 

Dokumentation von Sonderfällen wichtig für zukünftige Prozesse im CPQ-Tool

Tipp: Nehmen Sie die Sonderfälle ernst und dokumentieren Sie diese. Analysieren Sie sie gemeinsam mit Ihren Vertriebsmitarbeitern daraufhin, wie häufig diese Fälle auftreten und ob sie mit manuellen Tätigkeiten abgebildet werden können. Dieses Vorgehen hilft bei der Einschätzung, welchen Stellenwert Sonderfälle im CPQ-Projekt haben und ob diese im System abgebildet werden sollen oder vernachlässigt werden können.

Auch die Automatisierung von Prozessen sollte im Einführungsprojekt wohl überlegt sein. Oftmals macht es Sinn, mit einer Teil-Automatisierung zu starten und weitere Automatisierungsschritte gezielt in einer weiteren Phase umzusetzen, wenn man das Feedback der Anwender mit berücksichtigen und generierte Daten auswerten kann.

Administration und Weiterentwicklung der Lösung

Bereits bei der Einführung besteht die Gefahr, dass Sie sich nach dem Go-live abhängig von Dritten (Implementierungspartner & Freelancer) machen. Das kann je nach Projekt und Größe zu Extra-Aufwänden führen, die in diesem Umfang vielleicht gar nicht im Budget vorgesehen waren.

Überlegen Sie sich frühzeitig, welche Mitarbeiter die Administration der Lösung übernehmen könnten und tauschen Sie sich mit den Mitarbeitern darüber aus. Falls Sie zukünftige Administratoren in Ihrem Unternehmen identifiziert haben, lassen Sie sich vom Implementierungspartner aufzeigen, wie das Enablement im Lauf des Projektes durchgeführt wird.

Selbst administrieren vs. Support-Modell

Schulungen, Shadowing Sessions & Pairings (gemeinsame Implementierung von Anforderungen) sind geeignete Mittel, um bei Kunden die Fähigkeit aufzubauen, die eigene Lösung selbst zu administrieren und weiterzuentwickeln.

Auch die Dokumentation der Umsetzungen ist ein wichtiger Bestandteil. Fragen Sie unbedingt proaktiv nach, in welcher Form die Umsetzungen im Projekt dokumentiert werden, wenn das der Implementierungspartner nicht selbst tut. Sollten Sie keine internen Administrator zur Verfügung haben, ist es empfehlenswert, sich frühzeitig nach Support-Modellen zu erkundigen, um die passende Unterstützung zu gewährleisten.

Fazit: Gute Vorbereitung ist das A & O bei erfolgreichen CPQ-Projekten

Wie auch bei fast allen IT-Projekten steht und fällt der Erfolg eines CPQ-Projekts mit der Planung. Wenn Sie sich also rechtzeitig vorher Gedanken darüber machen, welche Anforderungen das Tool zukünftig erfüllen soll, welche und wie viele Mitarbeiter damit arbeiten sollen und wie Administration und Support aussehen werden, hat die halbe Miete bereits in der Tasche.

Eine vorausschauende Planung unter Einbezug der Benutzer erleichtert außerdem den Übergang vom alten Tool zum neuen CPQ-System. So kann sich Ihr Unternehmen viel Zeit und wertvolle Ressourcen sparen und Aufwände für spätere Änderungen auf ein Minimum reduzieren.