Den Bedarf für einen digital unterstützen Angebotsprozess in Ihrem Unternehmen haben Sie erkannt? Dann wird es jetzt konkret: Sie erhalten Checklisten zur Auswahl eines Angebots-Tools (häufig auch CPQ-Lösungen genannt, von „Configure, Price, Quote“), von technischen Voraussetzungen und Kalkulation bis zu Funktionen und Benutzerfreundlichkeit.
Als Plus gibt es zu jedem Abschnitt einen Tipp, worauf Sie speziell achten sollten. Hier geht es direkt zu den einzelnen Abschnitten:
Kalkulation: Was bringt eine Angebotssoftware?
Funktionen: Was genau soll die CPQ-Lösung für mein Unternehmen leisten?
Usability: Wie einfach kann der Vertrieb mit dem Angebots-Tool arbeiten?
Technische Bewertung einer CPQ-Lösung: Spielen alle Systeme zusammen?
Weitere Punkte: Woran soll bei der Auswahl einer Angebotssoftware auch gedacht werden?
Die Qual der Tool-Wahl systematisch angehen
Auf dem Markt gibt es viele CPQ-Lösungen, doch welche ist die richtige für Ihr Unternehmen? Wenn Sie sich mit den richtigen Fragen vorbereiten, so können Sie aus Ihrer Marktrecherche, sowie den Gesprächen mit den Lösungsanbietern, den größten Nutzen ziehen.
Wählen Sie aus den nachfolgenden thematisch gegliederten Checklisten jene Punkte, die für Ihre Situation relevant sind. Wenn Sie die Punkte außerdem nach Ihrem Bedarf gewichten, so können Sie für jeden Anbieter einen Score ermitteln.
Kalkulation: Was bringt eine Angebotssoftware?
- Wie lange dauert es, die Lösung zu implementieren? Wie lange ist die Einarbeitungszeit für die Mitarbeiter?
- Unterstützt die Software den gesamten Opportunity- und Angebots-Prozess? Werden ergänzende Tools bzw. Prozesse benötigt?
- Rechnet sich die Lösung? Wann erreicht man einen positiven ROI? Sind Lizenz- und Supportgebühren transparent, z.B. bezahle ich nur für jene Funktionen, die ich auch wirklich brauche?
- Ist die Lösung einfach skalierbar, z.B. wenn das Vertriebsteam oder die Anforderungen an das Konfigurationsmanagement wachsen?
TIPP: Die kleinste und billigste Lösung ist oft nicht die Beste, weil damit möglicherweise ein künftiges Wachstum Ihres Unternehmens nicht mehr unterstützt werden kann. Im schlechtesten Fall kann es dazu führen, dass Sie eine neue größere Lösung für die Angebotserstellung aussuchen müssen und alles von vorne beginnt.
Funktionen: Was genau soll die CPQ-Lösung für mein Unternehmen leisten?
- Unterstützt die Lösung den von meinem Unternehmen angebotenen Produkt- oder Dienstleistungskatalog, sowie die möglichen Konfigurationen und Varianten?
- Kann das System Konfigurationsempfehlungen geben, bzw. weist es auf Fehler hin?
- Ist es einfach, ergänzende Informationen wie Produktbeschreibungen einzufügen, damit der Kunde ein gut verständliches strukturiertes Angebot bekommt?
- Welche Preismodelle sind möglich, z.B. einmalige, regelmäßige oder verbrauchsbasierte Zahlung? Welche Nachlässe, Rabatte sind darstellbar und können diese einfach geändert werden, ohne dass programmiert werden muss?
- Kann sichergestellt werden, dass die mit der Lösung erstellten Angebote den internen Richtlinien entsprechen?
- Können nach Erstellung des Angebots einfach Änderungen vorgenommen werden und gibt es eine Versionskontrolle?
- Können Angebote in unterschiedlichen Sprachen oder Währungen erstellt werden?
- Können Abos einfach verlängert oder Upgrades einfach angeboten werden?
- Sind Genehmigungs-Workflows vorhanden oder können sie einfach erstellt werden? Können die Genehmigungen – je nach Bedarf – in Schritten oder parallel erteilt werden? Sehen der Vertrieb bzw. die Vertriebsleitung den Fortschritt bzw. aktuellen Status im Genehmigungsprozess, bzw. gibt es Benachrichtigungen, wenn etwas genehmigt wurde oder wenn sich etwas verzögert?
- Können Unterschriften mittels eSignature (elektronischer Unterschrift) geleistet werden?
TIPP: Beziehen Sie den Vertrieb oder Key-User des Vertriebs in den Auswahlprozess ein, indem diese mit Demo-Versionen arbeiten oder sich Tutorials ansehen können. So können diese sich die Lösung besser vorstellen und ihr Bedarf wird rechtzeitig mitberücksichtigt.
Usability: Wie einfach kann der Vertrieb mit dem Angebots-Tool arbeiten?
- Ist die Lösung intuitiv zu verwenden, d.h. unterstützt sie den Vertrieb mit Vorschlägen zu Konfiguration und Preisfindung - oder behindert sie ihn mehr, etwa durch komplizierte Bedienung?
- Ist die Oberfläche modern und ansprechend gestaltet, kann sie nach Bedarf angepasst werden?
- Einfach und schnelle Angebote – das ist das Hauptversprechen einer CPQ-Lösung. Machen Sie daher den Test anhand einer Live-Demo mit Beispielen aus Ihrer Praxis: Wird der Angebotsprozess in Ihrem Unternehmen mit der Lösung wirklich einfacher und schneller?
TIPP: Benutzerfreundlichkeit entscheidet darüber, ob eine neue Software von der Belegschaft angenommen und genutzt wird – oder eben nicht. Damit sich die Investition lohnt, achten Sie auf den Schlüsselfaktor Usability.
Technische Bewertung einer CPQ-Lösung: Spielen alle Systeme zusammen?
- Mit welchen Systemen im Haus, wie CRM, ERP, PIM, CAD etc. muss das Angebots-Tool verknüpft und in Zukunft regelmäßig synchronisiert werden? Ist diese Systemintegration leicht möglich oder führt das zu beträchtlichen Zusatzkosten?
- Wieviel Aufwand ist für die Datenübernahme erforderlich?
- Brauche ich eigene Ressourcen im Haus, um die Lösung dann im laufenden Betrieb zu betreuen?
TIPP: Die nahtlose Integration in bestehende Systeme ist ein Schlüsselfaktor. Erstens, damit Angebote künftig schnell, einfach und korrekt erstellt werden können. Zweitens, damit auch andere Abteilungen im Haus mitpartizipieren können. Einfache Integration ist daher hoch zu bewerten.
Weitere Punkte: Woran sollte bei der Auswahl einer Angebotssoftware auch gedacht werden?
- Gibt es ein Forum, wo der Vertrieb sich austauschen, bzw. von Erfahrungen anderer profitieren kann?
- Support: immer wieder können Fragen oder Probleme oder der Bedarf an Anpassung auftauchen. Wie ist die Wartungsvereinbarung, wie gut ist der Software-Anbieter erreichbar? Wie oft gibt es Updates, denn auch die beste Software muss laufend weiterentwickelt werden?
- Welche Referenzen und damit Erfahrung hat der Anbieter in meiner Branche, meiner Unternehmensgröße?
- Gibt es Auswertungen? Sowohl der Vertrieb selbst, als auch Vertriebsleitung, Controlling bzw. Geschäftsführung sollen mit der neuen Lösung besser Bescheid wissen. Reports über Angebote, Antwortzeiten und deren Status, Erfolgsstatistik, Margensituation, Verkauf von Add-Ons oder Erneuerung von Abos, Fehlerquoten etc. unterstützen die aktuelle und künftige Vertriebsstrategie.
TIPP: Natürlich steht der Bedarf des Vertriebs im Vordergrund. Aber auch andere Abteilungen profitieren von der Lösung für die Angebotserstellung bzw. werden sie künftig nutzen, wie etwa Finanz-Controlling, Produktentwicklung, das Management bis zur Rechtsabteilung. Denken Sie daran, Vertreter dieser Abteilungen ebenfalls in den Auswahlprozess miteinzubeziehen.
Fazit: Professionelle Auswahl für eine professionelle Lösung für die Angebotserstellung
Unternehmen stellen sich immer wieder die Frage, ob sie Software auch selbst entwickeln können. Speziell, wenn der Vertrieb vom mühseligen Konfigurationsprozess frustriert ist, steigt die Gefahr, dass eigene Hilfs-Tools, meist mit der Tabellenkalkulation Excel, geschnitzt werden. Oder das IT-Team beginnt etwas zu programmieren, oft ohne den Vertrieb richtig einzubeziehen. Hier werden in der Regel nur Zeit und Ressourcen verschwendet.
Die Antwort zur Frage „Selbst entwickeln?“ lautet daher eindeutig: „Nein.“ Denn eine professionelle Lösung umfasst alle relevanten Funktionen, sie wird von Profis erstellt, gewartet und weiterentwickelt. Insofern lautet die klare Empfehlung, mit Hilfe der Checklisten und Fragen auf eine professionelle Lösung zu setzen.
Natürlich braucht dies Zeit und es sollten verschiedene Abteilungen bzw. Key-User daran mitarbeiten. Doch es ist eine gut investierte Zeit, die Ihnen ermöglicht, die am besten passende Lösung auszuwählen. Schließlich ist jedes Angebot, das mit Hilfe einer CPQ-Lösung an einen potenziellen oder bestehenden Kunden geht, das Bild, das Ihr Unternehmen nach außen trägt.
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