Die wichtigsten Schritte vor der Implementierung einer CPQ-Lösung

Sie haben bereits mehrere Angebots-Tools miteinander verglichen und die Auswahl für Ihr Unternehmen eingegrenzt?

Bevor Sie sich jetzt endgültig für eine Software entscheiden, nehmen Sie sich die Zeit und planen Sie die Implementierung gemeinsam mit den relevanten Abteilungen. Eventuell fällt Ihnen bei diesem Schritt auf, dass die ein oder andere Angebots-Software auf Ihrer Liste doch weniger geeignet ist als gedacht.

Diese Schritte sind vor der Implementierung einer Software für die Angebotserstellung dabei die Wichtigsten:

1 - Ziele gemeinsam festlegen

2 - Produktkatalog: Inventur und Modularität

3 – Eine „Single Source of Truth“ für Ihre Daten bestimmen

4 – Bereits jetzt testen und trainieren

5 – Go-live planen

1 - Ziele gemeinsam festlegen

Damit die Implementierung gelingt, müssen Sie die Ziele kennen. In erster Linie sind hier Vertrieb und Management gefragt, doch auch Fachbereiche wie Finanz/Controlling oder Marketing sollten mitreden. Dabei helfen Ihnen folgende Fragen:

• Was möchten wir mit der CPQ-Lösung erreichen?
• Interne Ziele: Welche Abläufe sollen schneller, besser oder einfacher werden und wie ist das erkennbar oder messbar? Beispiel: Der Aufwand bei der Angebotserstellung soll um 30 Prozent reduziert werden.
• Externe Ziele: Was soll sich für die Kunden verbessern und wie ist das erkennbar oder messbar? Beispiel: Angebote sollen im Zeitraum „X“ beim Kunden sein.

Darauf sollten Sie unbedingt achten: Die Einführung einer Lösung für die Angebotserstellung ist kein reines IT-Projekt; ebenso kein reines Vertriebsprojekt. Natürlich geht es um IT-Themen wie Schnittstellen und um Vertriebsunterstützung im Angebotsprozess. Aber die strategischen Ziele betreffen das gesamte Unternehmen und müssen gemeinsam mit den betroffenen Fachabteilungen und der Geschäftsführung festgelegt werden, damit dann alle auch die Lösung nützen.

2 - Produktkatalog: Inventur und Modularität

Eine Angebotssoftware kann noch so umfassende Funktionen haben, wenn diese jedoch nicht passend auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind, hilft die Technik allein nichts. In diesem Schritt geht es daher um Bestandsaufnahme, Gruppierung und Gliederung. Eine wesentliche Aufgabe, für die Sie sich Zeit lassen sollten, denn hier entsteht die inhaltliche Grundlage für alle Angebote, die künftig Ihr Haus verlassen. Und möglicherweise lässt sich Komplexität dadurch reduzieren.

• Welche Produkte und/oder Dienstleistungen und welche Preiskonditionen bzw. -regeln gibt es? Wie komplex ist die Struktur, die abgebildet werden muss?
• Gibt es Möglichkeiten, Konfigurationsregeln zu vereinfachen? Wie können Produkte und/oder Dienstleistungen modular zu Bausteinen zusammengefasst werden? Z.B. welche Teile/Elemente werden typischerweise zusammen verkauft? Welche Templates (Vorlagen) müssen dafür angelegt werden?
• Welche Workflows müssen für den nahtlosen Angebotsprozess geschaffen werden? Ist es sinnvoll, gewisse bestehende Prozesse jetzt zu ändern, weil sie mit dem neuen Werkzeug anders besser ablaufen? Welche Aufgaben gibt es und was soll deren Reihenfolge sein? Wer ist aller involviert, z.B. für Genehmigungen, und welche Rollen sind zu definieren?
• Welche sonstigen Geschäftsregeln sind zu beachten?

Darauf sollten Sie unbedingt achten: Manche Konfigurationen können sehr komplex sein und oft vergeht mit dem Abbilden viel Zeit bei der Implementierung. Verlieren Sie sich nicht im Detail, sondern decken Sie im ersten Schritt die gebräuchlichen Konfigurationen ab. Hier hilft die 80:20 Regel: Konfigurieren Sie die wichtigen 80 Prozent, den Rest können Sie später ergänzen und vorläufig die bislang bestehenden Prozesse nutzen.

3 – Eine „Single Source of Truth“ für Ihre Daten bestimmen

Der Schwerpunkt bei der Implementierung einer CPQ-Lösung sollte immer darauf liegen, Datensilos zu vermeiden und Daten zu konsolidieren. Schnittstellen werden überflüssig, wenn eine Lösung verwendet wird, die bereits nativ in Plattformen wie zum Beispiel Salesforce integriert ist, wobei das CRM-System als "Single Source of Truth" dient. Das ermöglicht eine zentrale Verwaltung und Pflege von Produkten, Preisen und Produkteigenschaften direkt in Systemen wie Salesforce ohne zusätzliche Integrationen.

Stellen Sie daher direkt in Frage und diskutieren Sie mit den zuständigen Kollegen:

• Zu welchen bestehenden Systemen Schnittstellen gewünscht sind: Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Ressource Planning (ERP), und ggf. CAD aus der Produktion, Product Life Cycle Management (PLM) etc.?
• Welche Daten werden aus diesen Systemen für den Vertriebsprozess wirklich (laufend) benötigt und ob diese zukünftig direkt einem einzigen zentralen System erfasst werden könnten?

Darauf sollten Sie unbedingt achten: Sollten dennoch Datenintegrationen erforderlich sein, beispielsweise für die Fakturierung, können diese als sekundäre Option betrachtet werden. Die Qualität der Daten bleibt ein kritischer Punkt und muss vor der Migration, beispielsweise nach Salesforce, sorgfältig geprüft und bereinigt werden, um eine hohe Datenintegrität zu gewährleisten.

4 – Bereits jetzt testen und trainieren

Testen nach einzelnen Projektabschnitten ist empfehlenswert, denn so können rechtzeitig Verbesserungsvorschläge oder Wünsche berücksichtigt und Korrekturen vorgenommen werden, bevor das Gesamtsystem in Betrieb geht. Gleichzeitig können Benutzergruppen geschult werden.

• Testen aus Nutzersicht: Ist die Oberfläche praktisch und verständlich? Unterstützen die Workflows den neuen Angebotsprozess oder fehlt noch etwas?
• Training: Je nach Funktion und Rolle sind unterschiedliche Trainings erforderlich. Während der Vertrieb umfassendere Schulungen benötigt, brauchen Verantwortliche im Genehmigungsprozess nur Teile der Lösung zu kennen. Wichtig ist, dass alle Beteiligten den Nutzen erkennen können.
• Testen aus technischer Sicht: Funktioniert die Integration in andere Systeme und die Datenübernahme? Wie sind die Antwortzeiten, d.h. ist die Lösung richtig dimensioniert, um beispielsweise auch das Arbeiten zu Spitzenzeiten reibungslos zu gewährleisten? Denn ein langsames System vergrämt schnell die Nutzer.

Darauf sollten Sie unbedingt achten: Immer wieder erlebt man in Unternehmen, dass mit einem Stichtag eine neue Software eingeführt wird, ohne dass die Nutzer eingebunden waren. Das Ergebnis: In der Regel wird die Lösung nicht oder kaum genutzt. Machen Sie es daher besser: Lassen Sie den Vertrieb und relevante Stakeholder mitarbeiten, berücksichtigen Sie Feedback sowohl beim Testen, als auch beim Training - das steigert die Nutzerakzeptanz.

5 – Go-live planen

Ziele wurden definiert, Konfiguration und Integration sind abgeschlossen und alle Tests waren erfolgreich – nun kann die CPQ-Lösung im Unternehmen ausgerollt werden. Je nach Firmengröße ist es ratsam, dies ggf. in Schritten zu machen, denn der Start soll reibungslos erfolgen. Sorgen Sie in der Einführungsphase, dass genügend Ressourcen zur Beantwortung von Nutzeranfragen zur Verfügung stehen.

Darauf sollten Sie unbedingt achten: Märkte ändern sich und damit ändern sich Ziele, Produkte, Dienstleistungen und damit ändern sich Konfigurationen. Die Einführung ist daher mit der Inbetriebnahme nur bedingt abgeschlossen. Damit der Angebotsprozess auch in Zukunft optimiert abläuft, müssen immer wieder die geplanten Ziele und Kennzahlen evaluiert, sowie notwendige Anpassungen vorgenommen werden.

Fazit: Die Einführung einer CPQ-Lösung bedeutet auch Change Management

Die Einführung einer Lösung für die Angebotserstellung betrifft natürlich in erster Linie den Vertrieb – ein logischer Gedanke, aber davon sollte sich niemand täuschen lassen. Denn im Angebotsprozess ist die gesamte Organisation involviert, daher kann man hier zurecht von Change Management sprechen. Eine gut geplante Einführung unter Einbeziehung aller Stakeholder ist daher notwendig; genauso braucht es die volle Unterstützung der Geschäftsführung für das neue Tool.